Schemat organizacji wydarzeń

Schemat organizacji tymczasowych wydarzeń kulturalnych ASP w Gdańsku

Informacja dla koordynatorów/kuratorów wydarzeń kulturalnych.
 

Schemat – pobierz
    
WZ – Wielka Zbrojownia
ZS – Zbrojownia Sztuki 
BP – Biuro Promocji
DA – Dział Administracji
BHP i PPOŻ - Samodzielny referent ds. ochrony p/poż.

 

  1. BP przydziela czynności organizacyjne kierownikom poszczególnych działów administracji w Systemie Akademus. Celem realizacji poszczególnych działań wskazani kierownicy delegują zadania i odpowiedzialności na członków swojego zespołu. 
  2. Oficjalne wydarzenia odbywające się w ZS (np. wernisaże) równolegle z kuratorami i organizatorami otwiera Rektor lub Prorektor ASP w Gdańsku.
  3. Każdemu oficjalnemu wydarzeniu odbywającemu się w ZS towarzyszy pakiet materiałów graficznych i promocyjnych, w tym: baner przed ZS, elementy komunikacji wizualnej w ZS (zgodne z szablonem dostępnym w BP), informacje publikowane na FB ASP i na stronie Uczelni oraz wyświetlane cyfrowo w obiekcie WZ. Koszty elementów promocyjnych finansowane są każdorazowo z puli budżetu dofinansowanego wydarzania.
  4. Każdy projekt przedstawiony na planie miejsca wystawienniczego należy skonsultować z DA i BHP i PPOŻ. Pliki z rzutami i rysunkami technicznymi dostępnych przestrzeni wystawienniczych są do pobrania na stronie internetowej Uczelni w zakładce BP.
  5. Wszelkie niestandardowe ekspozycje przeznaczone do udostępnienia odwiedzającym wymagają pisemnego potwierdzenia Inspektora Nadzoru Budowlanego o możliwości dopuszczenia ich do użytkowania. 
  6. Obligatoryjnymi elementami każdego z wydarzeń odbywającego się w ZS są: montaż i demontaż ciężkich elementów wystawienniczych przez firmę zewnętrzną, ochrona ekspozycji, poczęstunek i ubezpieczenie, promocja.
  7. Warsztaty, konferencje i wydarzenia towarzyszące odbywające się w Atelier Kultura ma Wiele Twarzy, pokrywają się z czasem trwania głównych wydarzeń w ZS (zgodnie z harmonogramem rocznym).
  8. Najpóźniej 3 (trzy) dni robocze przed dostarczeniem dzieł/realizacji/innych eksponowanych elementów, należy przekazać do BP komplet informacji technicznych takich jak: terminy, lista prac, ich wartość, itp.
  9. BP i DA nie ponoszą odpowiedzialności za prace pozostawione w przestrzeni wystawienniczej po wydarzeniu i po wyznaczonym terminie ich odbioru.
  10. Potrzebę przedłużenia czasu trwania wystawy należy zgłosić najpóźniej 3 (trzy) dni robocze przed planowanym terminem jej zakończenia.
  11. W celu udostępnienia sprzętu multimedialnego należy złożyć w BP wypełniony formularz (do pobrania na stronie internetowej BP). Po uzyskaniu akceptacji BP sprzęt można odebrać w OI. Przy zwrocie sprzętu należy odebrać podpisany wniosek z OI i oddać w BP.
  12. Koordynator zobowiązuje się do przestrzegania terminów wpisanych w karcie realizacji wydarzenia. W przypadku, gdy termin montażu/demontażu będzie inny niż zadeklarowany w karcie, dodatkowe koszty przeniesione zostaną na jednostkę organizacyjną organizatora projektu.

 

Wszystkie oficjalne ekspozycje ASP w Gdańsku będą Czynne:
1 maja - Międzynarodowe Święto Pracy,
2 maja - Dzień Flagi Rzeczpospolitej Polskiej,
3 maja - Święto Konstytucji 3 Maja,
11 listopada - Narodowe Święto Niepodległości.
 
Wszystkie oficjalne ekspozycje ASP w Gdańsku będą Nieczynne:
1 stycznia - Nowy Rok,
6 stycznia – Święto Trzech Króli (Objawienie Pańskie),
Wielkanoc,
Boże Ciało,
15 sierpnia – Święto Wniebowzięcia Najświętszej Marii Panny
1 listopada - Wszystkich Świętych,
24-26 grudnia - Wigilia i Święta Bożego Narodzenia,
31 grudnia - Sylwester.