Zakres działania działu

 

 

Dział Organizacji Toku Studiów

1. Koordynuje działania dotyczące obsługi administracyjnej toku studiów na poziomie całej Uczelni.
2. Opracowuje i koordynuje plany zajęć dydaktycznych poszczególnych jednostek organizacyjnych akademickich. 
3. Sporządza roczne zestawienia (rozliczenia) pensum dydaktycznego, godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich.
4. Współpracuje przy opracowywaniu przepisów prawnych dotyczących przebiegu studiów, rekrutacji i przyjęć na studia.
5. Prowadzi ewidencje studentów, doktorantów i absolwentów.
6. Przygotowuje materiały informacyjne dla kandydatów zawierające ofertę edukacyjną Uczelni we współpracy z Prorektorem ds. kształcenia i spraw studenckich.
7. Prowadzi sprawy związane z dokumentacją w zakresie przeprowadzania postępowania o nadanie stopnia  doktora habilitowanego, oraz  o nadanie tytułu profesora.
8. Obsługuje pod względem administracyjnym przebieg postępowań o uzyskanie stopnia doktora i doktora habilitowanego.
9. Prowadzi sprawozdawczość wymaganą przepisami prawa.
10. Dział Organizacji Toku Studiów realizuje swoje zadania poprzez trzy sekcje: 
a) Sekcję Toku Studiów;
b) Sekcję Organizacji Kształcenia;
c) Sekcję Nauczania.
 

Sekcja Toku Studiów

1. Zapewnia bieżącą obsługę administracyjną studentów.
2. Przygotowuje i prowadzi dokumentację przebiegu toku studiów.
3. Przygotowuje dokumentacje potwierdzającą ukończenie studiów.
4. Przyjmuje wnioski i przygotowuje projekty decyzji stypendialnych – stypendia Rektora dla najlepszych studentów.
5. Prowadzi stosowne ewidencje i sprawozdawczość wymaganą przepisami prawa oraz sprawozdawczość dla władz Uczelni.
 

Sekcja Organizacji Kształcenia

1. Sekcja Organizacji Kształcenia podlega merytorycznie poszczególnym jednostkom organizacyjnym 
2. Zapewnia obsługę administracyjną jednostek w zakresie:
a) wsparcia i koordynacji prac związanych z sesją dyplomową;
b) obsługi administracyjnej i organizacyjnej Rad jednostek 
c) opracowywania dokumentacji związanej z organizacją roku akademickiego, 
w tym: 
i. programów studiów na poszczególne lata akademickie; 
ii. semestralnych planów zajęć na dany rok akademicki; 
iii. obciążeń dydaktycznych pracowników naukowo-dydaktycznych i dydaktycznych; 
iv. obciążeń dydaktycznych osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, 
v. obciążeń sal dydaktycznych; 
vi. bieżącej weryfikacji wszelkich zmian dotyczących organizacji roku akademickiego;
d) wsparcia i koordynacji prac związanych z ewidencją aktywności artystyczno-naukowej i badawczej pracowników jednostek;
e) wsparcia i koordynacji prac związanych z organizacją toku studiów w jednostce  
w zakresie procesu kształcenia;
3. Zapewnia obsługę administracyjną procesu kształcenia doktorantów Międzywydziałowych Środowiskowych Studiów Doktoranckich w tym:
a) obsługę administracyjną procesu rekrutacyjnego Międzywydziałowej Komisji Rekrutacyjnej ds. studiów doktoranckich;
b) obsługę procedury przyznawania stypendium Rektora dla najlepszych doktorantów, stypendium doktoranckiego, zwiększonego stypendium doktoranckiego, przygotowywanie i wydawanie decyzji administracyjnych w toku postępowania, wprowadzanie i aktualizacja wniosków w systemie Akademus. Obsługa Komisji Stypendialnej oraz Odwoławczej Komisji Stypendialnej.
 

 Sekcja Nauczania

1. Zapewnia bezpośrednią obsługę administracyjną wszystkich jednostek organizacyjnych  ASP  w zakresie spraw związanych z procedurą nadawania stopni i tytułów w zakresie sztuki, w tym: 
a) koordynuje i ściśle współpracuje z kierownikami podstawowych jednostek organizacyjnych w zakresie wykonywanych czynności
b) współpracuje przy opracowywaniu przepisów prawnych c) przyjmuje, kompletuje oraz sprawdza pod względem formalnym, dokumentację od osób zainteresowanych procedurą;
d) przygotowuje i prowadzi dokumentację związaną z procedurą nadawania stopni i tytułów w zakresie sztuki
e) sporządza zestawienia , analizy, plany, sprawozdania w tym zakresie;
f) bieżąco aktualizuje procedury zgodne ze stanem prawnym;
g) przygotowuje dokumentację potwierdzającą nadanie stopnia lub tytułu naukowego zakresie sztuki.
2. Zamieszcza na stronach ASP w Gdańsku, MKiDN i MNiSW ogłoszenia rekrutacyjne, konkursów na wolne stanowiska naukowo-dydaktyczne.
3. Zapewnia bezpośrednią obsługę administracyjną w zakresie spraw związanych z obsługą i trybem przyznawania świadczeń pomocy materialnej dla studentów ASP, w tym:
a) w zakresie stypendium socjalnego, stypendium specjalnego dla osób niepełnosprawnych, zapomogi dla studentów:
i. przyjmuje, kompletuje oraz sprawdza pod względem formalnym i merytorycznym dokumentację studentów ASP ubiegających się o stypendium socjalne, stypendium specjalne dla osób niepełnosprawnych, zapomogi;
ii. organizuje i koordynuje prace organów przyznających stypendia;
b) w zakresie wszystkich świadczeń pomocy materialnej:
i. prowadzi prace administracyjne związane z podziałem środków otrzymywanych z Funduszu Pomocy materialnej dla studentów ASP;
ii. przygotowuje wszelkie zestawienia dla potrzeb komisji stypendialnych, organów przyznających stypendia oraz innych jednostek organizacyjnych;
iii. sporządza comiesięczne listy wypłat świadczeń stypendialnych tj. stypendium socjalnego, stypendium specjalnego dla osób niepełnosprawnych, zapomogi, stypendium Rektora dla najlepszych studentów, stypendium Rządu Polskiego, stypendium dla doktorantów, stypendium projakościowego, stypendia z instytucji zewnętrznych;
iv. współpracuje przy opracowywaniu przepisów prawnych związanych z przyznawaniem świadczeń pomocy materialnej;
v. prowadzi pełną sprawozdawczość w zakresie świadczeń pomocy materialnej dla studentów (m.in. na potrzeby Uczelni i MNiSW) oraz przygotowuje deklaracje roczne (PIT) do urzędu skarbowego i dla studentów.
3. Zgłasza do ubezpieczenia zdrowotnego studentów i doktorantów.
4. Zapewnia administracyjną obsługę procesu postępowania rekrutacyjnego na studia stacjonarne i niestacjonarne studiów I stopnia, II stopnia i jednolitych magisterskich w tym:.
a) współpracuje z innymi jednostkami odpowiedzialnymi za proces rekrutacji.
b) przyjmuje i weryfikuje dokumenty od kandydatów wstępnie przyjętych na studia. 
c) udziela kandydatom informacji o zasadach przyjęć na studia – obsługa bezpośrednia, telefoniczna, e-mailowa.
d) przygotowuje sprawozdania z postępowania rekrutacyjnego na potrzeby Uczelni oraz MNiSW. 
e) bierze udział w promocji oferty kształcenia ASP w Gdańsku, we współpracy z Biurem Promocji 
5. W zakresie, o którym mowa w pkt 1 powyżej, Sekcja podlega merytorycznie poszczególnym kierownikom jednostek organizacyjnych, natomiast w zakresie, o którym mowa w pkt 2 i 3 powyżej, Sekcja podlega merytorycznie kierownikowi Działu Organizacji Toku Studiów.