Schemat organizacji wydarzeń

Schemat organizacji wydarzeń kulturalnych ASP w Gdańsku
Informacja dla koordynatorów/kuratorów wydarzeń kulturalnych.

Schemat – pobierz

WZ – Wielka Zbrojownia
ZS – Zbrojownia Sztuki
BP – Biuro Promocji
DA – Dział Administracji
BHP i PPOŻ – Samodzielny referent ds. ochrony p/poż.

BP przydziela czynności organizacyjne kierownikom poszczególnych działów administracji w Systemie Akademus. Celem realizacji poszczególnych działań wskazani kierownicy delegują zadania i odpowiedzialności na członków swojego zespołu.

Oficjalne wydarzenia odbywające się w ZS (np. wernisaże) równolegle z kuratorami i organizatorami otwiera Rektor lub Prorektor ASP w Gdańsku.

Każdemu oficjalnemu wydarzeniu odbywającemu się w ZS towarzyszy pakiet materiałów graficznych i promocyjnych, w tym: baner przed ZS, elementy komunikacji wizualnej w ZS (zgodne z szablonem dostępnym w BP), informacje publikowane na FB ASP i na stronie Uczelni oraz wyświetlane cyfrowo w obiekcie WZ. Koszty elementów promocyjnych finansowane są każdorazowo z puli budżetu dofinansowanego wydarzania.

Każdy projekt przedstawiony na planie miejsca wystawienniczego należy skonsultować z DA i BHP i PPOŻ. Pliki z rzutami i rysunkami technicznymi dostępnych przestrzeni wystawienniczych są do pobrania na stronie internetowej Uczelni w zakładce BP.

Wszelkie niestandardowe ekspozycje przeznaczone do udostępnienia odwiedzającym wymagają pisemnego potwierdzenia Inspektora Nadzoru Budowlanego o możliwości dopuszczenia ich do użytkowania.

Obligatoryjnymi elementami każdego z wydarzeń odbywającego się w ZS są: montaż i demontaż ciężkich elementów wystawienniczych przez firmę zewnętrzną, ochrona ekspozycji, poczęstunek i ubezpieczenie, promocja.

Warsztaty, konferencje i wydarzenia towarzyszące odbywające się w Atelier Kultura ma Wiele Twarzy, pokrywają się z czasem trwania głównych wydarzeń w ZS (zgodnie z harmonogramem rocznym).

Najpóźniej 3 (trzy) dni robocze przed dostarczeniem dzieł/realizacji/innych eksponowanych elementów, należy przekazać do BP komplet informacji technicznych takich jak: terminy, lista prac, ich wartość, itp.

BP i DA nie ponoszą odpowiedzialności za prace pozostawione w przestrzeni wystawienniczej po wydarzeniu i po wyznaczonym terminie ich odbioru.

Potrzebę przedłużenia czasu trwania wystawy należy zgłosić najpóźniej 3 (trzy) dni robocze przed planowanym terminem jej zakończenia.
W celu udostępnienia sprzętu multimedialnego należy złożyć w BP wypełniony formularz (do pobrania na stronie internetowej BP). Po uzyskaniu akceptacji BP sprzęt można odebrać w OI. Przy zwrocie sprzętu należy odebrać podpisany wniosek z OI i oddać w BP.

Koordynator zobowiązuje się do przestrzegania terminów wpisanych w karcie realizacji wydarzenia. W przypadku, gdy termin montażu/demontażu będzie inny niż zadeklarowany w karcie, dodatkowe koszty przeniesione zostaną na jednostkę organizacyjną organizatora projektu.

Informacja dot. korzystania i rezerwacji Galerii Designu – pobierz

Wszystkie oficjalne ekspozycje ASP w Gdańsku będą
czynne:

1 maja – Międzynarodowe Święto Pracy,
2 maja – Dzień Flagi Rzeczpospolitej Polskiej,
3 maja – Święto Konstytucji 3 Maja,
11 listopada – Narodowe Święto Niepodległości.

Wszystkie oficjalne ekspozycje ASP w Gdańsku będą nieczynne:

1 stycznia – Nowy Rok,
6 stycznia – Święto Trzech Króli (Objawienie Pańskie),
Wielkanoc,
Boże Ciało,
15 sierpnia – Święto Wniebowzięcia Najświętszej Marii Panny
1 listopada – Wszystkich Świętych,
24-26 grudnia – Wigilia i Święta Bożego Narodzenia,
31 grudnia – Sylwester.