Co oznacza, że moja sprawa jest zielona lub czerwona?

Kolor czerwony – oznacza sprawy prowadzone w tradycyjnej, papierowej formie. Otrzymują one czerwoną etykietę z numerem sprawy. Dokumenty dotyczące takich spraw gromadzone są w teczkach papierowych i w tej postaci przekazywane do Archiwum Akademii Sztuk Pięknych w Gdańsku. W tym wariancie system EZD pełni jedynie funkcję pomocniczą – służy do ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej, rejestrowania spraw oraz zbierania akceptacji i podpisów na dokumentach. Po zakończeniu postępowania należy wydrukować pełen zestaw dokumentów z EZD, łącznie z akceptacjami i podpisami.

Kolor zielony – oznacza sprawy obsługiwane w pełni elektronicznie. Otrzymują zieloną etykietę z numerem sprawy. Cała dokumentacja jest tworzona i przechowywana w systemie EZD, a następnie w tej samej formie przekazywana do Archiwum Akademii Sztuk Pięknych w Gdańsku. W tym trybie nie stosuje się papierowych teczek ani drukowania dokumentów. Akceptacje i podpisy składane są bezpośrednio w systemie przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu.